Työyhteisösovittelun prosessi

Aloitteen sovittelusta voi tehdä työyhteisön luottamushenkilö, työnantaja tai ristiriitatilanteen osapuoli, mutta päätöksen sovittelijan käytöstä tekee organisaatio. Päätöksen teon jälkeen tilanne käydään läpi sovittelijan kanssa, pohditaan sopiiko sovittelu tilanteeseen ja ketkä ovat konfliktin osapuolia.

Sopimuksen solmimisen jälkeen sovittelija pitää koko työyhteisölle yhteisen alkuinfon, missä kerrotaan sovittelusta, sovitteluprosessin jatkosta sekä sovittelijan roolista. Tilaisuudessa käydään myös läpi luottamuksellisuuden ja puolueettomuuden periaatteet ja merkitys sovitteluprosessissa.

Sovittelija tapaa kaikki konfliktin osapuolet luottamuksellisissa yksityistapaamisissa. Tapaamisissa osapuolilla on mahdollisuus kertoa oma näkökulmansa tilanteesta ja tulla kuulluksi. Keskusteluissa valmistaudutaan myös yhteistapaamiseen.

Sovittelutapaamisessa konfliktin kaikki osapuolet kohtaavat, jokainen saa tuoda näkemyksensä esiin pyrkimyksenä tulla kuulluksi. Tarkoituksena on saavuttaa ymmärrys osapuolten näkemyksistä ja tunteista. Keskustelua käydään sovittelijan tukemana kunnes tavoite on saavutettu ja osapuolet saavuttavat yhteisen näkemyksen.

Tilanteen osapuolet tuottavat itse sovittelusopimuksen, johon kirjoitetaan miten tulevaisuudessa yhteisössä voidaan toimia, jotta konflikteja vältettäisiin. Sovittelija kirjaa sopimuksen ja osapuolet allekirjoittavat sen.

Sovittelun seurantajaksolla on tarkoitus varmistaa, että sopimusta noudatetaan. Seurantakerran tapaamisessa jokainen saa kertoa työilmapiirin kehityksestä, jonka jälkeen käydään yhteiskeskustelu siitä, miten sopimusta on noudatettu. Jos jotain sopimuksen kohtia ei ole pystytty täyttämään, pureudutaan näihin kohtiin tarkemmin. Tärkeää on myös katsoa missä ollaan onnistuttu. Seurantatapaamisessa voidaan myös sopia, miten sopimuksen täyttymistä tulevaisuudessa seurataan kun seurantajakso päättyy.

Mitä rahassa ja arjessa näkyy, kun tiimisi hakee apua ajoissa?

Työyhteisösovittelu ei ole pelkästään konfliktihoitoa – se on investointi työrauhan, hyvinvoinnin ja tuottavuuden ylläpitämiseen. Tässä konkreettiset hyödyt, joita yritys saa, kun se uskaltaa toimia ajoissa:

Enemmän työrauhaa – vähemmän kielteistä pysähdystä
Huomatut konfliktit eivät jää muhimaan. Sovittelun avulla jännitteet käsitellään rakennetta noudattaen, mikä luo rauhaa ja ennustettavuutta. Tuloksena: vähemmän sairauspoissaoloja, vähemmän tiimivaihtuvuutta, vähemmän selaillaan päivityksiä kuin tilanne olisi räjähtänyt.

Pitkäaikaista säästöä – taloudellisesti ja henkisesti
Tutkimusten mukaan yksikin pidempiaikainen poissaolo maksaa merkittäviä summia – usein
10 000–25 000 € /vuosi työntekijää kohden. Ajoitettu sovittelu voi ehkäistä nämä kustannukset ja tuoda säästöjä tiimeissä, joissa investoidaan ennaltaehkäisyyn.

Tiimimoraali ja sitoutuminen vahvistuvat
Kun työyhteisö saa tilan tulla kuulluksi – ja kun ratkaisut syntyvät yhdessä – syntyy vahva tunne omistajuudesta ja luottamuksesta. Pitkällä tähtäimellä tiimiläiset kokevat asemansa turvatuksi ja merkitykselliseksi.

Parempi tulos: kommunikaatiossa ja liiketoiminnassa
Rauhaisa ja avoin ilmapiiri näkyy selvästi: viestintä sujuu, keskustelu tietää ja tiimi uskaltaa ehdottaa uutta. Kun riskitilanteet huomataan ajoissa ja puretaan yhdessä, innovaatio ja toimivuus seuraavat perässä.

Organisaation maine ja HR-image paranevat
Työhyvinvointi ja vastuullisuus ovat osa yrityksen brändiä. Aktiivinen, taitava asioihin puuttuminen herättää luottamusta – niin sisällä kuin ulkopuolella – ja kertoo, että yritys kantaa vastuuta ihmisistään.

Mitä konflikti maksaa yritykselle, jos sitä ei ratkaista ajoissa?

Sairauspoissaolot

• Keskimääräinen sairauspoissaolon kustannus työnantajalle on noin 350–410 € / päivä / työntekijä
• Jos konflikti johtaa pitkittyneeseen poissaoloon (esim. 30–60 päivää) →Kustannus on 10 000–25 000 € / työntekijä / vuosi

(Lähde: TTL, KELA, EK)

Henkilöstön vaihtuvuus

• Tyypillinen tiimin sisäinen ristiriita → joku lähtee
• Uuden työntekijän rekrytointi + perehdytys maksaa arviolta 10 000–30 000 € / työntekijä

(Lähde: GAIA Consulting, Duunitori HR-tutkimus)

Tuottavuuden lasku

• Avoin konflikti = tehottomuus, virheet, passiivisuus
• TTL:n mukaan tuottavuus voi laskea jopa 20–40 % tiimissä, jossa on jatkuvaa jännitteisyyttä
• Vaikutus tiimin tulokseen = vaikeasti mitattava mutta merkittävä, erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa

Esihenkilöresurssin kuluminen

• Esihenkilö käyttää keskimäärin 20–40 % työajastaan käsittelemättömiin ristiriitoihin
• Se on 1–2 työpäivää viikossa, jolloin kehittäminen jää

Maine- ja asiakastyytyväisyysriskit

• Sisäinen kriisi voi vuotaa ulos: asiakkaiden kohtaaminen muuttuu, viestintä kärsii
• Vaikutus brändiin ja luottamukseen – vaikea mitata, mutta kallis korjata

Työntekijän oikeudet ja velvollisuudet

Työntekijällä on oikeus työskennellä terveellisessä ja turvallisessa työympäristössä. Fyysisen turvallisuuden lisäksi painotetaan työturvallisuuslain vuoden 2023 muutoksissa myös psykososiaalisen kuormituksen, kuten esimerkiksi vastuuttoman käyttäytymisen tai häirinnän, syrjinnän ja muun epäasiallisen kohtelun tunnistamista. Velvollisuus tarkkailla työympäristön kuormittavuutta ja huolehtia tarvittavista toimenpiteistä työympäristön turvallisuuden edistämiseksi on työnantajalla, mutta myös työntekijän on työpaikalla vältettävä sellaista käytöstä, joka aiheuttaa muiden työntekijöiden turvallisuudelle tai terveydelle haittaa tai vaaraa (18 § Työntekijän yleiset velvollisuudet).

Mikäli työnantaja valitsee työympäristön riitatilanteiden ratkaisemisen työkaluksi sovittelun, tämä keino katsotaan olevan myös työntekijän käytössä, ja tällöin työntekijällä on 18 §:n toisen momentin perusteella velvoite osallistua sovitteluun. Tästä on antanut lausunnon työoikeuden professori Seppo Koskinen (9.11.2010).